Privacy Policy
1. Who we are
Hub21 is operated by Square21 Software and Technology Kft., registered seat: 3326 Ostoros, Halász utca 2., Hungary, tax number 24693402-2-10 ("we", "us"). Privacy questions: hello@hub21.io.
2. Our role
Hub21 is a business tool. Your organisation creates a workspace and invites you; there is no self-service sign-up. For the business data your organisation stores in its workspace (partners, projects, invoices, messages and so on) your organisation is the data controller and we are its processor. For your account, for this website and for our own contact with you, we are the controller.
3. What we collect
Account data
Name, email address, role and language preference, set by your organisation's administrator or by you. If you sign in with Google or Microsoft we receive your name, email address and an account identifier from that provider; we never see or store your provider password.
Content you and your organisation put into Hub21
Partner, lead and project records, tasks, time-off requests, invoices, receipts and other expense documents, bank statements, meeting notes, one-on-one notes and messages you send to the assistant. In the mobile app, photos you take or pick and documents you choose are uploaded to your organisation's workspace only when you attach them.
Voice
Dictation in the assistant uses the speech recognition built into your phone's operating system. Only the resulting text is sent to Hub21. Spoken replies are generated from the assistant's text.
Connected services
If your organisation connects a third-party service, Hub21 accesses only what that feature needs: Gmail and Google Workspace, Microsoft 365 (mail and calendar), Google Drive, IMAP mailboxes, ClickUp, GitHub, Discord, Fireflies, Számlázz.hu, Billingo, NAV Online Számla and bank statement imports. Your administrator decides which services are connected and can disconnect them at any time.
Technical data
Server logs with IP address, timestamps, requested endpoint, app version and operating system, kept for security and troubleshooting. The mobile app contains no advertising or analytics SDK and does not track you across other apps or websites.
4. How we use data
- To provide the Hub21 service to your organisation and keep it secure.
- To read documents for you: invoice and receipt extraction, email classification, lead triage and the assistant use AI models to process the text and documents you submit.
- To communicate with you about your account or a support request.
We do not sell personal data and do not use it for advertising.
5. Processors we use
AI processing: OpenAI, Anthropic and ElevenLabs (voice output) receive only the content needed for the request and are contractually barred from using it to train their models. Sign-in: Google and Microsoft, when you choose them. Hosting: our own infrastructure located in Hetzner Cloud data centres in Nuremberg, Germany (EU), with encrypted backups in the same region. All traffic is encrypted in transit.
6. Retention
Workspace data is kept for as long as your organisation's workspace exists and is deleted after the contract ends, in line with the agreement with your organisation. Your organisation can request a full export of its data at any time. Server logs are kept for a limited period for security purposes.
7. Your rights
Under the GDPR you may request access to, correction, deletion or portability of your personal data, and object to or restrict its processing. For workspace data, contact your organisation's administrator, who can act directly or ask us to. For account data, write to hello@hub21.io. You may also lodge a complaint with the Hungarian supervisory authority (NAIH, naih.hu) or the authority in your country.
8. Mobile permissions
The app asks for the camera and photo library only when you attach a photo, and for the microphone and speech recognition only when you dictate. Each permission is optional and can be revoked in your phone's settings.
9. Children
Hub21 is a workplace tool and is not directed at anyone under 16.
10. Changes
We will post any change to this policy on this page and update the effective date above.
Adatvédelmi tájékoztató
1. Kik vagyunk
A Hub21 üzemeltetője a Square21 Software and Technology Kft. (székhely: 3326 Ostoros, Halász utca 2., adószám: 24693402-2-10) („mi”). Adatvédelmi kérdésekben: hello@hub21.io.
2. Szerepünk
A Hub21 üzleti eszköz. A munkaterületet a szervezeted hozza létre és hív meg téged; önálló regisztráció nincs. A szervezeted által a munkaterületén tárolt üzleti adatok (partnerek, projektek, számlák, üzenetek stb.) tekintetében a szervezeted az adatkezelő, mi az adatfeldolgozó. A fiókod, ez a weboldal és a saját kapcsolattartásunk tekintetében mi vagyunk az adatkezelő.
3. Milyen adatokat kezelünk
Fiókadatok
Név, e-mail-cím, szerepkör és nyelvi beállítás, amelyet a szervezeted adminisztrátora vagy te adsz meg. Google- vagy Microsoft-bejelentkezés esetén a szolgáltatótól a nevedet, e-mail-címedet és egy fiókazonosítót kapunk; a szolgáltatói jelszavadat soha nem látjuk és nem tároljuk.
A Hub21-be általad és a szervezeted által bevitt tartalom
Partner-, érdeklődő- és projektadatok, feladatok, szabadságkérelmek, számlák, nyugták és egyéb költségbizonylatok, bankkivonatok, megbeszélés-jegyzetek, egyéni beszélgetések jegyzetei és az asszisztensnek küldött üzenetek. A mobilalkalmazásban a fotók és dokumentumok csak akkor kerülnek feltöltésre a szervezeted munkaterületére, ha csatolod őket.
Hang
Az asszisztens diktálása a telefon operációs rendszerébe épített beszédfelismerést használja. A Hub21-hez csak a felismert szöveg jut el. A felolvasott válaszok az asszisztens szövegéből készülnek.
Összekapcsolt szolgáltatások
Ha a szervezeted külső szolgáltatást kapcsol össze, a Hub21 csak az adott funkcióhoz szükséges adatokhoz fér hozzá: Gmail és Google Workspace, Microsoft 365 (levelezés és naptár), Google Drive, IMAP-postafiókok, ClickUp, GitHub, Discord, Fireflies, Számlázz.hu, Billingo, NAV Online Számla és bankkivonat-import. Az adminisztrátor dönt az összekapcsolásról, és bármikor megszüntetheti.
Technikai adatok
Szervernaplók IP-címmel, időbélyeggel, a kért végponttal, az alkalmazás verziójával és az operációs rendszerrel, biztonsági és hibaelhárítási célból. A mobilalkalmazás nem tartalmaz hirdetési vagy analitikai SDK-t, és nem követ más alkalmazásokban vagy weboldalakon.
4. Mire használjuk az adatokat
- A Hub21 szolgáltatás nyújtására a szervezeted számára és a biztonság fenntartására.
- Dokumentumok feldolgozására: a számla- és nyugtakiolvasás, az e-mail-osztályozás, az érdeklődők szűrése és az asszisztens MI-modellekkel dolgozza fel a beküldött szöveget és dokumentumokat.
- A fiókoddal vagy támogatási kéréssel kapcsolatos kommunikációra.
Személyes adatot nem értékesítünk és hirdetési célra nem használunk.
5. Igénybe vett adatfeldolgozók
MI-feldolgozás: az OpenAI, az Anthropic és az ElevenLabs (hangkimenet) kizárólag a kéréshez szükséges tartalmat kapja meg, és szerződés tiltja számukra annak modelltanításra való felhasználását. Bejelentkezés: Google és Microsoft, ha ezt választod. Tárhely: saját infrastruktúra, helye: a Hetzner Cloud nürnbergi (Németország, EU) adatközpontja, titkosított mentésekkel ugyanabban a régióban. Minden forgalom titkosított.
6. Megőrzés
A munkaterület adatait a szervezeted munkaterületének fennállásáig őrizzük, majd a szerződés megszűnése után a szervezeteddel kötött megállapodás szerint töröljük. A szervezeted bármikor kérheti adatai teljes exportját. A szervernaplókat biztonsági célból korlátozott ideig őrizzük.
7. Jogaid
A GDPR alapján kérheted személyes adataidhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy hordozását, valamint tiltakozhatsz a kezelés ellen vagy kérheted annak korlátozását. A munkaterület adatai esetén fordulj a szervezeted adminisztrátorához, aki közvetlenül intézkedik vagy minket kér meg. Fiókadatok esetén írj a hello@hub21.io címre. Panaszt tehetsz a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH, naih.hu).
8. Mobil engedélyek
Az alkalmazás a kamerát és a fotótárat csak fotó csatolásakor, a mikrofont és a beszédfelismerést csak diktáláskor kéri. Minden engedély opcionális, és a telefon beállításaiban visszavonható.
9. Gyermekek
A Hub21 munkahelyi eszköz, nem 16 év alattiaknak szól.
10. Változások
A tájékoztató módosítását ezen az oldalon tesszük közzé, a fenti hatálydátum frissítésével.